دلایل نگهداری دفاتر روزنامه و کل

1 – تنظیم مدرکی که اطلاعات مربوط به یکایک معاملات را بترتیب تاریخ وقوع نشان دهد و در هر زمان بتوان برای پی جوی معاملات ثبت شده مورد استفاده قرار گیرد

2 – تنظیم مدارکی که تمام اطلاعات مربوط به هر یک از معاملات بطور کامل در آن ثبت شود . ثبت کامل شامل؛ تاریخ معامله، نام حسابهای بدهکار و بستانکار، مبلغ بدهکار و بستانکار و شرح کافی در باره هر معامله

3 – تنظیم مدارکی که از بروز اشتباهات نظیر : ثبت نکردن یا دوبار ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار هر معامله جلو گیری نماید

4 – تنظیم مدارکی که اطلاعات مربوط به معاملات و عملیات مالی در آن طبقه بندی شود

5 – تنظیم مدارکی که افزایش و کاهش و مانده هر حساب را در هر زمان نشان دهد.